Inleiding
Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.
De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking hebben op u in uw hoedanigheid van klant van het kantoor maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen in overeenstemming met de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (de “AVG”).
Lees dit privacybeleid aandachtig door want het bevat belangrijke informatie zoals uw rechten alsook een aantal verplichtingen die op u als cliënt rusten!
1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Boekhoudkantoor Braye BV met ondernemingsnummer 0669.972.367.
De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te Lokeren, Ward de Bockstraat 39. RPR Rechtbank van Gent, afdeling Dendermonde.
De verantwoordelijke is ingeschreven bij het Institute for Tax Advisors and Accountant (ITAA) onder het lidnummer 10.131.648.
Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht via e-mail op Jan@BoekhoudkantoorBraye.be.
Op basis van artikel 37, 1. van de AVG heeft Boekhoudkantoor Braye BV beslist om geen functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Evenwel hebben we ervoor geopteerd om de heer Braye Jan aan te stellen als centraal aanspreekpunt (evenwel geen functionaris) inzake al uw vragen of opmerkingen omtrent privacy, alsook voor de opvolging wanneer u bepaalde rechten wenst uit te oefenen. Op die manier wensen wij alle dergelijke vragen en verzoeken te centraliseren. U kan de heer Braye Jan daarvoor contacteren op Jan@BoekdhoudkantoorBraye.be.
2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.).
B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de noodzakelijke gegevens voor het uitvoeren van onze opdracht en die betrekking hebben op de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.
Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant en belastingconsulent niet naar behoren uitvoeren.
3. Welke persoonsgegevens en van wie ?
In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: identificatiegegevens, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), rijksregisternummer, contactgegevens en gerechtelijke gegevens.
In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax on web worden ook volgende gegevens verwerkt: identificatiegegevens, identificatiegegevens door de overheid uitgegeven, financiële bijzonderheden, bijzonderheden betreffende andere familie- of gezinsleden, lidmaatschap vakbond, politieke organisaties, biometrische gegevens (kopie e-ID of paspoort), gerechtelijke gegevens en medische gegevens.
Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.
Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers en aandeelhouders. U garandeert hierbij als cliënt dat de betrokken personen daarvan op een gepaste wijze zijn geïnformeerd en dat u, waar nodig, een wettelijke grondslag hebt bekomen om Boekhoudkantoor Braye BV toe te laten haar opdracht op een wettelijke wijze uit te voeren.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.
De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.
4.Ontvanger van gegevens
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.
Het kantoor doet een beroep op third service providers:
• Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal
• Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, …)
• Het kantoor maakt gebruik van een online portaal ivm loonadministratie en personeelsbeheer;
• Het kantoor maakt gebruik van een beheersoftware, alsook een facturatiesoftware
Wij leveren redelijke inspanningen om te werken met derde partijen die betrouwbaar zijn en de nodige garanties verlenen op het vlak van de bescherming van persoonsgegevens.
Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.
5. Veiligheidsmaatregelen.
Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures en maatregelen op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.
6. Bewaringstermijn
6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.)
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.
Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
6.2.Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.
6.3 Na het verstrijken van de voor vermelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
7. Rechten van de betrokkene
De privacywetgeving bepaalt een aantal wettelijke rechten die u als individu, onder bepaalde omstandigheden en onder bepaalde voorwaarden, kan uitoefenen. Het gaat meer bepaald om een recht op inzage van en rectificatie of wissing van de persoonsgegevens, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Deze afdeling legt uit hoe met uw rechten wordt omgegaan.
7.1. Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017.
Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.
Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017 :
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8.)
7.2. Alle andere persoonsgegevens
Onze onderneming en haar medewerkers nemen alle vragen inzake privacy ernstig en zullen deze prompt behandelen. Teneinde dit proces te stroomlijnen vragen wij u om ons bij een verzoek tot uitoefening van uw rechten te mailen naar de heer Braye Jan op het hoger aangegeven e-mailadres. U mag ook op elke andere manier met ons contact opnemen. We behouden ons wel het recht voor om de identiteit van de verzoeker te controleren, want we moeten de privacy van derden uiteraard ook beschermen! In bepaalde gevallen kunnen we verzoeken weigeren, bijvoorbeeld wanneer deze zeer onduidelijk of verdacht zijn, de privacy van anderen in gevaar brengen, uitermate onpraktisch zijn, enz. Wij handelen daarbij steeds in lijn met de heersende wetgeving.
8. Klachten
Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie www.gegevensbeschermingsautoriteit.be; adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel; Telefoon: +32 (0)2 274 48 00; E: contact@apd-gba.be). Wel verkiezen wij uiteraard steeds om te proberen eerst tot een oplossing te komen!
9. Uw verplichtingen als cliënt
De door u opgegeven gegevens moeten accuraat en volledig zijn. Indien dit niet het geval is, behoudt Boekhoudkantoor Braye BV zich het recht voor om haar dienstverlening op te schorten of om andere maatregelen te nemen die het nuttig acht.
Bovendien bevestigt u uitdrukkelijk dat u alle nodige rechten en toestemmingen hebt bekomen om ons de informatie te bezorgen die u ons doorstuurt, en u vrijwaart ons voor enige schade en/of aansprakelijkheid die voortvloeit uit de niet-naleving van deze verplichting.
10. Toestemming
Dit privacybeleid maakt een integraal en bindend onderdeel uit van de overeenkomst tussen Boekhoudkantoor Braye BV en de cliënt.
Tijdens de periode van 23 december 2023 t.e.m. 3 januari 2024 is mijn boekhoudkantoor gesloten. Ik wens je alvast een vrolijk kerstfeest en het allerbeste voor het nieuwe jaar!